Rechnung an eine Prop Firm schreiben: Pflichtangaben, Steuerhinweis, Muster

Du hast eine Auszahlung bekommen — und jetzt will das Finanzamt eine Rechnung sehen. Weil die Prop Firm deine Auftraggeberin ist, stellst du ihr eine Rechnung über deine Leistung. Das ist weniger kompliziert, als es klingt: Es kommt auf neun Pflichtangaben an und auf einen Satz, der vom Sitz der Firma abhängt. Hier steht beides, mit einem Muster zum Abschreiben.

Zuerst prüfen: Hat die Firma schon eine Gutschrift geschickt?

Viele Prop Firms rechnen im Gutschriftverfahren ab (§ 14 Abs. 2 UStG): Nicht du stellst die Rechnung, sondern die Firma erstellt eine Abrechnung und schickt sie dir. Das ist erlaubt, wenn es vorher vereinbart wurde — das Dokument muss dann ausdrücklich „Gutschrift" heißen.

Achtung: Liegt eine Gutschrift vor, schreibst du für dieselbe Auszahlung keine zweite Rechnung. Weist du darin Umsatzsteuer aus, schuldest du sie nach § 14c UStG — auch wenn sie eigentlich gar nicht angefallen wäre. Schau deshalb zuerst in deine Auszahlungs-E-Mails und den Kundenbereich der Firma.

Die neun Pflichtangaben

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung diese Angaben enthalten. Fehlt eine, ist sie formal unvollständig — und bei Prop Firms ist genau das der häufigste Grund, warum eine Rechnung zurückkommt.

1. Vollständiger Name und Anschrift von dir und von der Prop Firm
2. Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende, nur einmal vergebene Rechnungsnummer
5. Art und Umfang der Leistung
6. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
7. Das Entgelt, also der Betrag
8. Steuersatz und Steuerbetrag — oder der Hinweis, warum keine Steuer ausgewiesen wird
9. Bei einer Firma in der EU zusätzlich ihre USt-IdNr.

Merke: Die Rechnungsnummern müssen lückenlos und eindeutig sein — einmal vergeben, nie wieder. Ein einfaches Schema wie 2026-001, 2026-002 reicht völlig.

Der eine Satz, der vom Sitz der Firma abhängt

Deine Leistung gilt umsatzsteuerlich dort als erbracht, wo die Firma sitzt (§ 3a Abs. 2 UStG). Weil praktisch keine relevante Prop Firm in Deutschland sitzt, weist du in aller Regel keine deutsche Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung:

Bei einer Firma in der EU kommt noch eine Pflicht dazu: die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (§ 18a UStG). Dafür brauchst du eine eigene USt-IdNr. — die bekommst du kostenlos beim Bundeszentralamt oder direkt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Auch als Kleinunternehmer: Die Regelung nach § 19 UStG befreit dich von der deutschen Umsatzsteuer, nicht von den Meldepflichten im EU-Binnenmarkt. Ob die Zusammenfassende Meldung für dich greift, ist seit der Reform 2025 nicht einheitlich ausgelegt — klär das im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Muster: Rechnung an eine Prop Firm in den USA

So kann eine Rechnung an eine Firma im Drittland aussehen. Die Werte in eckigen Klammern ersetzt du durch deine eigenen.

Für eine Firma in der EU tauschst du den Steuerhinweis gegen „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" und ergänzt beide USt-IdNrn.

Die Rechnung darf in Dollar lauten. Für deine Buchhaltung zählt, was in Euro bei dir angekommen ist — wie du richtig umrechnest, steht im Artikel Prop-Firm-Auszahlung versteuern.

PDF genügt — E-Rechnung brauchst du hier nicht

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) gilt nur zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland sitzen. Eine Rechnung an eine Firma in Tschechien, Zypern oder den USA darfst du weiter als normales PDF per E-Mail schicken.

Schreib die Rechnung möglichst bald nach der Auszahlung — zwischen Unternehmen ist sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung fällig. Und heb sie auf: Rechnungen gehören zu den Unterlagen, die du jahrelang aufbewahren musst.

Häufige Fragen

Muss ich für jede Auszahlung eine eigene Rechnung schreiben?

Ja, in der Regel eine Rechnung je Auszahlung — so lässt sich jede Zahlung eindeutig einer Rechnung zuordnen. Das ist auch das, was ein Finanzamt bei einer Prüfung nachvollziehen will.

Was, wenn die Firma die Rechnung gar nicht haben will?

Das kommt vor. Die Rechnung ist trotzdem dein Beleg für die Einnahme. Schreib sie, schick sie per E-Mail an den Support der Firma und leg sie mit der Auszahlungsbestätigung ab.

Woher bekomme ich die Anschrift und USt-IdNr. der Firma?

Aus dem Impressum oder den AGB der Firma, bei EU-Firmen oft auch aus der Auszahlungsbestätigung. Die USt-IdNr. einer EU-Firma kannst du online beim Bundeszentralamt für Steuern auf Gültigkeit prüfen.

Geht das auch automatisch?

Ja. Der Rechnungs-Generator in der PropFirm-Tracking-App füllt Empfänger und Steuerhinweis anhand des Firmensitzes aus, vergibt die Nummern lückenlos und warnt, wenn für eine Firma eine Gutschrift hinterlegt ist.